Une enquête pour mieux comprendre les attentes et des ateliers thématiques pour construire ensemble un outil adapté aux usages de chacun.
Comment faciliter l’accès à l’information au quotidien ? Comment mieux partager les ressources et les connaissances entre services et composantes ? Comment faire du futur intranet un véritable outil au service de la communauté universitaire ?
Pour répondre à ces questions, une enquête a été menée en juillet dernier auprès des personnels de l’université afin de recueillir leurs besoins, leurs pratiques et leurs attentes concernant le futur intranet. 312 répondants ont permis à cette première étape de constituer un point de départ essentiel pour imaginer un outil utile, accessible et adapté aux réalités professionnelles de chacune et chacun.
Une enquête pour faire émerger les besoins du terrain
Le futur intranet ne peut se concevoir sans celles et ceux qui l’utiliseront au quotidien. L’enquête avait ainsi pour objectif de mieux cerner les usages actuels, d’identifier les difficultés rencontrées et de faire émerger les fonctionnalités jugées prioritaires.
Les réponses recueillies permettront notamment d’alimenter la réflexion autour de plusieurs enjeux :
- Retrouver rapidement une information grâce à un moteur de recherche performant.
- Réduire le nombre de clics pour accéder aux services du quotidien.
- Simplifier l’organisation des contenus avec une hiérarchie plus claire.
- Mettre en avant les services essentiels (annuaire, RH, messagerie, applications métiers).
- Améliorer l’expérience mobile.
- Personnaliser davantage la page d’accueil selon les besoins des utilisateurs.
- Centraliser les informations afin d’éviter les doublons et les multiples points d’entrée.
Au-delà des fonctionnalités attendues, cette démarche vise également à mieux comprendre les besoins des différents métiers et environnements de travail. L’objectif est de concevoir un intranet qui réponde aux usages concrets des personnels, qu’ils exercent dans les services centraux, les composantes, les laboratoires ou les autres structures de l’établissement.
L’ambition : faire du futur intranet un point d’entrée commun vers l’information, les ressources et les services utiles à la vie professionnelle à l’USMB.
Des ateliers utilisateurs pour approfondir la réflexion
À la suite de cette enquête, des ateliers utilisateurs en petits groupe sont venus compléter la démarche. Ils permettent d’aller plus loin dans l’analyse des besoins, en confrontant les points de vue, en partageant les expériences et en faisant émerger des pistes d’amélioration collectives.
Organisés autour de grandes thématiques, ces temps d’échange ont vocation à réunir des personnels aux profils et aux missions variés. Ils offrent un espace pour exprimer les difficultés rencontrées au quotidien, identifier les bonnes pratiques existantes et imaginer de nouvelles façons d’accéder à l’information ou de collaborer.
Les discussions ont notamment porté sur :
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- L’information et l’actualité de l’université : comment retrouver rapidement les informations utiles et mieux suivre la vie de l’établissement ?
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- La recherche et l’organisation des contenus : comment faciliter l’accès aux documents, aux procédures et aux ressources de référence ?
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- Les services et les démarches internes : comment rendre les services de l’université plus visibles (via l’organigramme et l’annuaire notamment) et simplifier les parcours des personnels ?
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- La collaboration et le partage des connaissances : comment mieux faire circuler l’information entre les équipes, les services et les composantes ?
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- L’expérience utilisateur et l’accessibilité : comment proposer un outil intuitif, lisible et adapté à la diversité des usages ?
Un atelier pour les référentes et référents interne ainsi que pour les cadres a également été organisé avec à la clé de nombreuses idées pertinentes sur le futur intranet.
Ces ateliers constituent une occasion de passer des besoins exprimés individuellement à une réflexion collective sur les priorités du futur intranet.
Construire un outil utile, ensemble
L’enquête et les ateliers répondent à une même ambition : placer les besoins des personnels au centre du projet. Les résultats de l’enquête permettent de dégager les premières tendances, tandis que les échanges en groupe apportent des éléments de compréhension complémentaires et contribuent à préciser les attentes.
Cette démarche participative doit aider à définir les fonctionnalités prioritaires, à organiser les contenus de manière cohérente et à construire une expérience de navigation qui facilite réellement le quotidien professionnel.
Elle permet également de prendre en compte la diversité de la communauté universitaire.
Un intranet partagé ne signifie pas que tous les personnels ont les mêmes besoins : il doit au contraire permettre à chacun de trouver rapidement les informations et les ressources correspondant à ses missions, tout en donnant accès à une information commune à l’échelle de l’établissement.
Et maintenant ?
Les enseignements de l’enquête et des ateliers ont vocation à nourrir les prochaines étapes du projet : cahier des charges, développement, maquettage, test utilisateurs… Ils contribueront à orienter les choix de conception et à hiérarchiser les évolutions à apporter, en tenant compte des besoins exprimés et des objectifs de l’université.
La réussite du futur intranet reposera sur cette capacité à transformer les retours du terrain en solutions concrètes, mais aussi à inscrire l’outil dans la durée grâce à des contenus pertinents, régulièrement actualisés et faciles à trouver.
Merci à toutes celles et ceux qui contribuent à cette réflexion collective. Par leurs réponses, leurs idées et leurs retours d’expérience, les personnels participent directement à la construction d’un intranet plus proche de leurs besoins et au service de toute la communauté universitaire.