Le laboratoire a plusieurs sites collaboratifs Alfresco dont un constituant son intranet et auquel tout nouveau membre est automatiquement inscrit. Les autres sites sont réservés aux membres, soit du conseil, du comité de direction, ou des commissions. Les informations et documents sont regroupés dans 4 grands dossiers :

“Le quoi faire ?”_INFORMATION
“Le comment faire ?”_PROCEDURES ET MODES D’EMPLOI
“Avec quoi ?”_FORMULAIRES ET RESSOURCES
“Le fait”_ENREGISTREMENTS

1.3 Les intranets de gestion des activités professionnelles

Déplacements (KAMELEON)

Avant tout déplacement professionnel (à condition d’être employé par l’université), tu devras faire une demande de « mission ». Pour les déplacements à l’étranger, prévois de t’enregistrer sur Ariane (lien depuis l’ordre de mission).

SYMME utilise le logiciel KAMELEON en ligne (ce n’est pas encore le cas de toutes les composantes de l’université). Ce logiciel te permettra aussi, au retour de ta mission, de demander le remboursement des éventuels frais que tu auras réglé de ta poche pour la mission.

KAMELEON est accessible depuis l’intranet de l’université.

Un mode d’emploi est disponible sur l’intranet SYMME.

Achats (KAMELEON)

Tout achat professionnel doit être déclaré sur KAMELEON.

ADUM (pour les doctorants)

Le site de l’adum te permet de réaliser la première étape d’inscription ou de réinscription. Tu devras, tous les ans, revérifier tes informations et éditer les documents à faire signer par les concernés afin de valider ton inscription / réinscription. Sur ce site tu trouveras aussi un catalogue non exhaustif des formations proposées par l’école doctorale SIE, ainsi que d’autres écoles doctorales partenaires.

Gestion des congés (pour les personnels USMB, y compris les doctorants en contrat avec l’USMB)

Tu peux déclarer tes congés sur Virtualia. Tu y as accès aussi directement sur l’intranet USMB (Guichet RH (Via VPN)). Cela te permet de suivre à tout moment ton solde de congés.

Fiches de salaire (pour les personnels USMB, y compris les doctorants en contrat avec l’USMB)

Les originaux des fiches de salaire peuvent être demandés en format papier mais arrivent avec 3 mois de délais. Elles sont aussi disponibles sous format numérique sur le site de l’ENSAP. Pour y avoir accès il te faut te munir de ton numéro de sécurité sociale et d’un RIB, ou bien t’identifier avec ton compte FranceConnect qui te permet d’accéder à tous les services gouvernementaux numériques, tel que le site des impôts, gestion des cartes grises, etc. Après avoir créé ton espace personnel, tu pourras consulter tes bulletins de salaire qui apparaîtront en début de chaque mois.

1.4 Les ressources

Bibliothèque universitaire

La bibliothèque universitaire d’Annecy se trouve entre le laboratoire SYMME et l’IUT. Les services proposés sont résumés ici. Le centre de documentation dispose d’un outil de recherche documentaire en ligne.

Ressources autorisées au laboratoire Symme

Chaque usager du laboratoire SYMME peut disposer de ressources (comptes USMB, clefs, espaces de stockage, etc.). Pour connaitre le détail des ressources, voir le tableau disponible ici.

Les personnes ressources au laboratoire Symme

Les personnes ressources (administratives, techniques, organisationnelles…) du laboratoire sont présentées ici.

Photocopieuse

La maison de la mécatronique dispose d’une photocopieuse qui se trouve au niveau 2 (niveau de l’entrée principale). Tu peux imprimer tes documents à ta convenance mais note qu’il existe aussi un service de reprographie pour les impressions en fort volume. Si tu as besoin de faire des photocopies ou de scanner des documents, un compte sera nécessaire. Pour cela, il suffit d’envoyer un mail à technique.symme@univ-smb.fr ou secretariat.symme@univ-smb.fr.

Gestion du parc informatique

Si tu as besoin d’un ordinateur fixe ou portable, fais ta demande à technique.symme@univ-smb.fr

Réserver une salle

Si tu as besoin de réserver une salle pour une réunion, la réservation se fait sur l’application ADE. La procédure est ici.

Déposer sa communication sur la plateforme Hyper Article en Ligne (HAL)

HAL (Hyper articles en ligne) est l’archive ouverte nationale de référence crée en 2001 par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe). C’est une plateforme destinée au dépôt et à la diffusion en libre accès des travaux scientifiques des chercheurs. Tu peux déposer dans HAL tous tes documents de niveau recherche : articles, communications, posters, ouvrages, chapitre d’ouvrage, documents non publiés (documents de travail, comptes rendus, rapports, etc.). Tu trouveras ici la procédure de dépôt.

Emprunt d’un véhicule Polytech : (attention, les doctorants n’ont pas accès à cette page)

Il est possible de louer (à la charge du laboratoire sur une ressource financière à indiquer) une voiture de service de Polytech pour tout déplacement professionnel (formations, réunions, événements USMB, etc).

Pour cela il faudra te rendre sur l’intranet de Polytech Annecy Chambéry via ce lien.

Listes de diffusion

Les listes de diffusion de courriel aux membres de SYMME sont disponibles ici.

VPN

Avec tes identifiants USMB, tu peux te connecter au réseau local de l’Université en passant par le VPN CISCO AnyConnect téléchargeable ici. Il te suffit ensuite de rentrer tes identifiants USMB et tu pourras avoir accès à tes disques personnel et public depuis n’importe quel point d’accès internet.

2. Pour les doctorants

2.1 Inscription Administrative et pédagogique

A ton arrivée au laboratoire, tu vas devoir t’inscrire à l’université. Au mois de juillet, tu as dû recevoir un mail de l’école doctorale SIE qui te précise : les étapes à suivre pour ton inscription et la procédure (petit tuto). Si tu as besoin de précisions, tu peux te diriger vers la secrétaire du laboratoire SYMME ou bien envoyer un mail à secretariat.symme@univ-smb.fr. Tu trouveras également des informations sur le site web de l’école doctorale, à la page inscription.

Ensuite, tous les ans tu devras te ré-inscrire à l’université. Tu recevras un mail dans le courant du mois de juillet de l’année n pour une inscription en année n+1. Attention, tu devras joindre à ton dossier de ré-inscription, le compte rendu de ton Comité de Suivi Individuel du Doctorant : CSI (voir section CSI pour avoir une définition). Tu trouveras également des informations sur le site web de l’école doctorale, dans la section ré-inscription.

2.2 Formations

Durant ton doctorat, tu devras suivre un minimum de 120h de formation avant d’obtenir l’autorisation de soutenir. Ces formations doivent être variées et être réparties dans des catégories. Pour la répartition des heures, selon ton profil tu peux trouver le parcours mieux adapté sur le site de l’école doctorale SIE. Attention : pour tous les parcours, il est obligatoire de suivre 20h de formation sur l’éthique de la recherche/intégrité scientifique. Tu trouveras un catalogue de formations sur l’adum, rubrique Catalogue. Après avoir suivi une formation, tu devras répondre à un questionnaire pour valider les heures. Les écoles d’été permettent de valider beaucoup d’heures de formations scientifiques. De plus, le département Apprendre propose aussi des formations qui peuvent t’intéresser.

Si tu fais de l’enseignement, tu peux faire valider des heures de formation par équivalence : 4 Heures équivalent TD valent 1h de formation (avec un plafond à 40h de formation validables). Tu peux aussi faire valider des heures de formation avec des conférences, mentorat d’étudiant master, participation à la journée des doctorants de l’ED, etc. Tu peux trouver ici la liste complète avec les équivalences horaires.

Il est conseillé de regarder dès le début de ta thèse les formations qui sont disponibles pour ne pas ensuite te retrouver débordé avec ton travail de recherche.

2.3 Enseignement

Au cours de ton doctorat, tu as la possibilité d’enseigner dans les composantes rattachées à l’Université (Polytech, IUT, etc.). À la suite de ton doctorat, si tu vises un poste d’enseignant chercheur, tel que celui de ton encadrant du laboratoire, il est fortement recommandé de débuter la pratique d’enseignement au plus tôt. Si tu es intéressé(e), tu peux en discuter avec ton directeur de thèse.

Tu trouveras des informations sur les vacations à l’université ici.

Pour effectuer des vacations d’enseignement, il te faudra créer un compte sur Espace vacataire (univ-smb.fr) et ensuite compléter ton dossier. Attention à anticiper ta demande, car ton dossier devra être signé par toutes les parties avant de débuter les enseignements. Tu trouveras le guide d’utilisation de Vacademat ici.

Tu peux suivre l’avancement et le bilan des cours que tu as donné sur l’outil Heliweb.

2.4 Engagement socio-scientifique (pour les doctorants)

Certaines missions sont demandées aux doctorants du laboratoire :

Participation au Conseil d’Unité :Un doctorant est élu pour un mandat de deux ans pour participer et représenter l’ensemble des doctorants au conseil du Labo. Celui-ci a lieu tous les mois (le plus souvent le dernier jeudi).
Participation à la JDD SIE:Chaque année une Journée des Doctorants est organisée par les doctorants de l’école doctorale SIE. Chaque laboratoire propose deux doctorants (un titulaire et un suppléant) qui se réunissent pour préparer le programme de la journée.
Participation à la JDD SYMME :Moins officielle que la JDD SIE, elle regroupe uniquement les doctorants du laboratoire SYMME. C’est l’occasion d’accueillir les nouveaux doctorants au cours d’une journée où se mêlent présentations des sujets de thèse et activités extérieures.
Participation à la commission QVT :La commission Qualité de Vie au Travail se réunit régulièrement pour améliorer ou régler les problèmes concernant les conditions de vie sur le lieu de travail. Il est bien vu qu’un doctorant y participe pour avoir un ressenti qui peut varier de celui des personnes titulaires au laboratoire.
Participation au conseil ED SIE :Tous les deux ans une liste de doctorants est élue pour siéger au conseil de l’école doctorale. Ces réunions ont lieu tous les deux ou trois mois et se déroulent à Chambéry. Au cours de celles-ci, les discussions sont orientées autour de la structure et le développement de l’école SIE.

2.5 Comité de Suivi Individuel du doctorant (CSI)

Le comité de suivi individuel du doctorant a pour rôle de veiller au bon déroulement de la thèse, que ce soit d’un point de vue matériel ou humain. Il est constitué de membres extérieurs à l’encadrement de thèse. Concrètement, le CSI se réuni obligatoirement une fois par an pour faire le point sur l’avancement du travail de thèse et identifier les éventuelles difficultés. Le comité produit un rapport et émet un avis sur la ré-inscription du doctorant. Il te sera bien sûr possible de contacter un ou des membres de ton CSI au cours de ta thèse pour échanger sur d’éventuelles difficultés.

Concernant sa composition, tu peux (et dois) avoir un rôle actif pour proposer un ou plusieurs membres. Par exemple un enseignant de ton master ou un encadrant de ton stage master. Il est en effet important pour toi d’avoir un membre de confiance au sein du CSI.

Ne tarde pas trop à constituer ton CSI qui te suivra sur toute la durée de ta thèse. Cela te permettra de ne pas le constituer dans la précipitation. Quoi qu’il en soit, l’école doctorale te demandera d’avoir constitué ton CSI pour le mois de mars de la 1^ère année de thèse.

Tu trouveras plus de détails et une vidéo explicative sur cette page de l’école doctorale SIE.

2.6 Médiation doctorant / encadrant

Le laboratoire SYMME a décidé de mettre en place un système de médiation doctorant / encadrant. Il est constitué du représentant doctorant au Conseil d’Unité ou d’un doctorant de ton choix, et du représentant de la commission RH ou du représentant de la commission QVT (compositions du conseil et des commissions). Tu peux solliciter une de ces personnes à n’importe quel moment si tu veux discuter de manière confidentielle de difficultés que tu rencontres. Ce système de médiation n’a pas pour rôle de remplacer le CSI, mais il peut permettre de réagir plus rapidement, et éviter que la relation entre le doctorant et son encadrement ne se dégrade.

2.7 Soutenance de thèse

Ce n’est pas pour tout de suite ! Mais arrivé(e) en 3^ème année de thèse, il va te falloir anticiper un certain nombre de choses (fin de thèse, après thèse, …). Pense à bien anticiper les différentes étapes pour que ta soutenance de thèse puisse avoir lieu à la période que toi et tes encadrants ont prévue. Tu trouveras des informations sur les différentes étapes, les délais … sur la page web de l’école doctorale SIE, dans la partie Soutenir sa thèse. Pour information, tu peux rédiger ton mémoire en anglais, à condition d’avoir fait une demande de dérogation (voir sur l’adum).

2.8 Si tu n’as pas la nationalité française

Il y a le Pôle d’accueil (Welcome Center) de l’USMB qui peut t’aider à ton arrivée et dans tes démarches de titre de séjour. Tu peux aussi te renseigner sur des cours de français (pour les doctorants cela peut valider des heures de formation), etc. Tu peux contacter la coordinatrice du pôle par mail : incoming.students@univ-smb.fr ou par téléphone 04 79 75 85 70.

Il y a aussi des événements d’intégration qui sont proposés (Integration Events) à tous les étudiants internationaux de l’université, notamment des sorties de ski à prix réduits, des visites touristiques, etc. Normalement tu seras dans leur liste de mails et tu recevras toutes les informations concernant ces sorties/événements. Si tu n’es pas dans leur liste, tu peux les contacter pour qu’ils puissent t’inclure.

Pour les aspects administratifs, n’hésite pas à demander à un doctorant dans le même cas que toi ou au secrétariat.

3. La vie quotidienne à Annecy

3.1 Se déplacer à Annecy

Le réseau de bus (SIBRA) est bien développé sur Annecy. Tu peux consulter leurs offres sur SIBRA et te faire rembourser à hauteur de 75% du prix de l’abonnement annuel (personnel USMB).

Pour plus de précisions, tu peux consulter ce document.

Tu peux aussi louer des vélos électriques grâce aux stations en libre-service sur Annecy. Les premières 30 minutes des locations sont gratuites ! Il faut juste télécharger l’appli, tu peux trouver plus d’informations sur ce site.

3.2 Se loger à Annecy

Le BIJ (Bureau Information Jeunesse) d’Annecy regroupe toutes les informations utiles pour les jeunes. Tu pourras trouver les bons plans où loger sur Annecy dans la rubrique “Logement étudiant”. Voilà une petite liste de sites qui peuvent t’aider :

Site du BIJ: https://infojeunes.annecy.fr
Site du Crous :https://www.crous-grenoble.fr/guides-logement-annecy/
Site proposé par la ville d’Annecy :http://www.logement-etudiant-annecy.fr/
Site du foyer des jeunes travailleurs : https://fjtromainsnovel.fr/

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Auteurs : Camille Saint-Martin, Tigran Avetissian, Kévin Bredillet, Magali Pralus, Eric Pairel, Sandrine Beauquis, Elza Fillard, Quentin Demouron, Gabriella Gambarra Moreira

Création : 09/2021.