Un voyage à l’étranger ne s’improvise pas et préparer son départ à l’étranger implique d’être à jour de tous ses papiers.
- Révisez tout d’abord votre passeport et carte d’identité, vérifiez si est en cours d’expiration, prévoyiez la demande d’un nouveau document avec de l’avance car les temps de livraison son longues.
- Renseignez-vous également sur la nécessité d’avoir un vaccin ou un visa pour aller dans le pays dans lequel vous allez voyager sur le site du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (Entrée/Séjour) et demandez-le.
- Concernant votre assurance maladie, si vous partez en Europe, pensez à Commander une carte européenne d’assurance maladie (CEAM) et pour les destinations hors Europe regardez avec l’aide de votre système de protection santé vos droits à l’étranger. La CEAM doit être demandée 20 jours au moins avant le départ.
Si vous êtes salarié pour votre travail de thèse, vous serez un travailleur détaché à l’étranger, couvert par votre employeur dans le cadre de leur mission, c’est à dire les accidents de trajets domicile-travail ou accident sur le lieu de travail. Résignez-vous sur Travailleur détaché à l’étranger : vos droits et démarches et auprès des RH de votre salarié.
Cependant on vous invite à sélectionnez une assurance complémentaire santé garantissant dans le pays de détachement : le remboursement des soins médicaux, la responsabilité civile et l’assistance et rapatriement sanitaire.
- N’hésitez pas à faire un check-up médical complet avant votre voyage, préparez aussi une trousse à pharmacie avec tous les médicaments spécifiques desquelles vous avez besoin en gardant les emballages et notices pour les contrôles douaniers. En fonction de votre destination, des vaccinations sont nécessaires et parfois obligatoires pour des séjours à l’étranger, renseignez-vous sur la plateforme Métis.
- Avant votre départ, inscrivez-vous impérativement sur Ariane. Ariane vous permet, lorsque vous effectuez un voyage ou une mission ponctuelle, de vous signaler gratuitement et facilement auprès des représentations locales du Ministère des Affaires étrangères. Vous recevrez alors les alertes du Ministère relatives au pays dans lequel vous serez.
- Renseignez-vous auprès de votre unité de recherche sur les formalités DAAE et envoyez-là avec au moins 15 jours d’avance aux services RH.
- Vérifiez auprès de votre opérateur téléphonique que votre portable fonctionne à l’étranger. Une fois sur place, vous pourrez acheter une carte sans forfait et rechargeable pour appeler dans votre nouveau pays, ce qui sera bien moins coûteux.
Documents administratifs à mettre dans vos bagages
- Contrat d’études signé ou votre convention de stage, vos attestations d’arrivée et de fin de séjour. Prévoir un classeur dans lequel vous mettrez tous vos documents.
- Carte d’étudiant de l’Université Savoie Mont Blanc. Elle pourra vous être demandée à votre arrivée, dans votre université d’accueil.
- Carte d’identité et/ou passeport et visa si nécessaire.
- Carte européenne d’assurance maladie (Europe) ou le formulaire nécessaire à l’obtention d’une assurance maladie (SE401Q106 au Québec). Il vous faudra également contacter votre mutuelle ou votre assurance afin qu’elle couvre l’ensemble de vos dépenses médicales pendant votre séjour.