Management

The Director General of Services is appointed by the Minister for Higher Education, on the recommendation of the University President, and is responsible, under his or her authority, for the organization and operation of the institution's services.

The Accounting Agency is responsible for the payment of expenses, the collection of income, the management of funds, the safekeeping of supporting documents and the keeping of general accounts, and draws up the financial documents presented to the Board of Directors for approval, and is in charge of their certification by the statutory auditors.

 

 

The CFO is responsible for organizing and monitoring the financial management of the establishment, in line with its strategy and business plan.
It implements management measures to ensure the efficiency and control of the establishment's financial flows, in collaboration with the accounting agency.
It prepares and monitors the execution of the school's budget; provides the necessary assistance and advice for the university's financial management, in liaison with the DAPAC; proposes and organizes purchasing policy.

DAF is organized into three departments:

Budget department / revenue monitoring

  • Élaboration et suivi de l’exécution budgétaire en recettes et en dépenses
  • Accompagnement et conseil auprès des composantes et des services

Purchasing and procurement department

  • Élaboration de la politique d’achat de l’établissement
  • Gestion des marchés publics de fournitures, de services et de travaux
  • Accompagnement et conseil auprès des services pour toutes les procédures relatives à l’achat public

Centralized public orders department

  • Preparation of purchase orders forUniversité Savoie Mont Blanc 's common central services for the following purchases: supplies - services - missions and travel
  • Internal and external invoices and requests for credit transfers from central and common services for: exchanges of personnel and services, miscellaneous operating expenses

The DAJI assists and advises the university's governance, departments, services and components on all legal issues relating to the operation of the establishment.

In particular, it :

  • apporte une expertise sur les conventions impliquant l’établissement (hors conventions de recherche), dont elle assure également l’enregistrement, la signature par le président de l’USMB et la présentation au conseil d’administration
  • Coordonne l’organisation et gère les instances professionnelles et statutaires en liens étroits avec la présidence (conseil académique, conseil d’administration, comité social d’administration)
  • Pilote, coordonne ou organise les opérations électorales de l’établissement
  • Intervient dans la prévention des litiges et prend en charge les contentieux judiciaires et administratifs
  • Organise les sections disciplinaires (enseignants-chercheurs / usagers), s’assure du respect des procédures, sécurise l’ensemble des procédures disciplinaires engagées par l’université en lien notamment avec la direction des ressources humaines
  • Assure le suivi de l’exécution du marché des assurances de l’université (déclaration des sinistres, relations avec les assureurs et les experts, liens avec l’assistant à maîtrise d’ouvrage)

DAPAC is made up of three departments:

  • le Pôle études, enquêtes et outils
  • le Pôle contrôle de gestion
  • le Pôle amélioration continue

It produces indicators and management tools for HR and payroll monitoring, as well as for academics, professional integration and research,
It coordinates and drives continuous improvement, supporting the deployment of process-based management and change management,
It promotes a culture of data-driven management, continuous improvement, risk management and organizational development,
Finally, it carries out consulting, analysis and expertise missions.

 

It is responsible for implementing the establishment's external communications policy and supporting internal communications within the framework of the strategy adopted by the presidential team and set out in the establishment's project.

Its purpose is to promote theUniversité Savoie Mont Blanc, its academics and research units, its students and its staff to a variety of audiences: high school students, students in collaboration with the DEVE, institutional partners and economic players in the region, the general public, the media, etc.The Communications Department works closely with the academics and research units as well as the central and shared departments and services.To promote the institution and establish its positioning, the Communications Department deploys a wide and varied range of tools:

  • digital (site internet, newsletters, réseaux sociaux, etc.)
  • supports papier (plaquettes, guides, livrets, etc.)
  • déploiement de campagnes
  • supports multimédia (clips, vidéos, etc.)
  • promotion par l’objet
  • relations presse
  • event organization, etc.

 

 

The DDRV's mission is to implement the establishment's scientific policy. It provides assistance to the establishment's development projects, to the Research units and their projects, and to the doctoral academics . It coordinates activities to promote and transfer the results of public research, and provides expertise in research funding, administration and management.

Its main activities are :

  • l’administration de la commission de la recherche du Conseil académique et la mise en application de ses décisions et recommandations
  • la répartition des moyens financiers consacrés à la recherche
  • la gestion budgétaire et financière des crédits des unités de recherche
  • la production des justificatifs financiers sur les projets de recherche
  • l’appui au pilotage et à l’évaluation de la recherche
  • le soutien aux projets de développement de l’établissement
  • le soutien aux unités de recherche dans le montage et le suivi des projets de recherche
  • le soutien à la valorisation de la recherche : négociation de contrats avec le monde socio-économique protection des inventions, gestion du portefeuille de brevets, transfert de technologies, aide au montage de start-up
  • la coordination et le soutien aux études doctorales
  • la gestion des habilitations à diriger des recherches
  • le soutien à la diffusion de la culture scientifique et technique et à la promotion de la recherche et de la valorisation de la recherche
  • la gestion des presses universitaires Savoie Mont Blanc

The DEVE's mission is to implement the school's academics and student life policy.

Its main activities are :

  • l’offre de formation : suivi de l’élaboration de l’offre de formation, de sa mise en œuvre et de son évolution
  • le suivi de la campagne d’accréditation
  • la commission de la formation et de la vie universitaire : préparation, organisation et suivi des travaux de la commission
  • l’information et l’orientation des lycéennes, lycéens et des étudiantes, étudiants : participation à l’élaboration de la politique d’information, mise à disposition d’information sur les études, définition et participation d’événements d’orientation à destination des lycéennes, lycéens et des étudiantes, étudiants (Journée du Lycéen, immersions, participation à la Journée Portes Ouvertes, etc.), animation et coordination de l’action Liaison Lycées Universités (LLU)
  • la scolarité centrale : supervision des actes de gestion administrative pour les étudiantes et étudiants, de la demande d’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme, sur les trois sites. Gestion du logiciel de scolarité APOGÉE, du logiciel d’affichage de l’offre de formation AMETYS, et des logiciels de candidatures (Parcoursup, E-candidat, Études en France), assistance aux utilisateurs de ces applicatifs
  • l’accompagnement et l’aide des étudiantes et étudiants dans leur démarche d’insertion professionnelle grâce à un fonctionnement en réseau avec les UFR, instituts et école de l’université et en partenariat étroit avec le Club des Entreprises de l’Université Savoie Mont Blanc et de nombreux partenaires
  • la vie étudiante et de campus : organisation d’actions en faveur des étudiantes et étudiants visant à favoriser leur réussite et à améliorer leur qualité de vie (projets collaboratifs dans le cadre de la contribution de vie étudiante et de campus (CVEC) et Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes (FSDIE)).Le Service Vie Étudiante et de Campus (SVEC) répond aux étudiantes et étudiants sur l’ensemble de leurs interrogations autour de la vie pratique, associative et culturelle, sur les campus. Il coordonne toutes les actions visant à dynamiser la vie de campus en lien avec les services de l’université impliqués et les partenaires du territoire (Campus Day, maisons des étudiants, programmation événementielle, animations culturelles et sportives, appui aux actions de prévention, etc.)
  • l’accueil et le suivi des publics particuliers (étudiantes et étudiants en situation de handicap, sportifs, sportives et artistes de haut niveau, etc.). Le Service d’accueil et d’accompagnement des étudiants en situation de handicap (S2AESH) assure l’accueil et l’accompagnement des étudiantes et étudiants en situation de handicap en lien avec les différents acteurs de l’établissement

The DEVE federates staff spread across the management, the presidency and the schools on the 3 campuses.

 

 

Organized into four teams (Business Applications, Projects, Local Support and Systems & Networks), the DN implements and maintains in operational condition the resources required (workstations, wired and wireless networks, servers, storage, applications and their connectors, etc.) to offer students and staff (25,000 user accounts) identical access to the following work tools on each of the fourUniversité Savoie Mont Blanc Blanc sites:

  • Messagerie
  • Intranet/Espaces collaboratifs
  • Internet
  • Applications métiers (scolarité, ressources humaines, finance, pilotage)
  • Site licenses for research and/or academics (Microsoft, MatLab, Arcgis, etc.)
  • Plate-formes d’enseignement numérique. L’accès est également possible depuis les campus de Grenoble (wifi-campus), depuis les établissements en lien avec la recherche et l’enseignement supérieur (eduroam) ou (eduspot), et via Internet.

The Direction du Patrimoine (DirPat) oversees the entire real estate policy ofuniversité Savoie Mont Blanc. In particular, it is responsible for implementing the real estate development master plan, and monitoring construction and restructuring projects. It works to define ways of improving and adapting the built environment to best meet user needs, with a view to constant optimization.

To implement the objectives of developing and maintaining the real estate assets, ensuring the smooth running of the buildings and their surroundings, and supporting the teaching and research missions of the establishment, the DirPat is made up of various departments divided into 3 functional areas:

Campus operations

Campus Property Operations Departments (SEP): located on each of the campuses (Annecy, Le Bourget-du-Lac and Jacob-Bellecombette), these departments are responsible for relaying the actions of the Property Management Department on the campuses, ensuring day-to-day management (upkeep, mail, minor maintenance, keys, access, etc.), routine maintenance, major repairs and support for the transformations required to develop academics and research.

Real estate development and the energy transition

  • The Real Estate Projects Department (SPI): in charge of overseeing prospective studies, and setting up and monitoring construction and major renovation projects in line with the establishment's strategic real estate renovation and development plans.
  • The Energy and Environmental Transition Unit: reporting directly to the SPI, this unit leads the real estate initiatives defined in the company's energy and environmental transition policy.

Administrative and property management

  • Service Administratif Patrimoine (SAP): coordinates the various administrative and financial management activities of the Heritage Department.
  • The reprography workshop: directly attached to the SAP, carries out the printing work required for the pedagogical department and, more broadly, for the Savoyard university community.
  • Asset Management Unit: in charge of monitoring the company's real estate and property assets, as well as functional coordination of the time management tool (ADE Planete).
The HR Department implements the human resources management policy defined by the University's President, in accordance with the guidelines set out in the university's business plan. In this role, it advises and provides information to the university's management and all employees. The Human Resources Department is the direct point of contact for all staff in all aspects of their professional lives. The HR Department is responsible for collective management (monitoring and managing staff numbers, jobs, careers and remuneration) and individualized personnel management. It oversees the development and support of human resources (skills development, organization and working conditions, social policy). It carries out studies and statistics with a view to forward-looking management of jobs and skills. Finally, it ensures the operation of joint bodies and is responsible for managing the Technical Committee.
The HRD is made up of 25 employees divided into 3 departments:
The teaching and research staff department
It is responsible for the administrative and financial management of teaching and research staff, both permanent and contract. It also manages ATERs, foreign-language lecturers, associate lecturers, contract PhD students and part-time lecturers. It is responsible for monitoring teaching services, paying overtime, bonuses and RAFP, and for monitoring and forecasting budgeted employment. Finally, it prepares the work of the representative bodies responsible for managing the careers of teaching staff in terms of recruitment, promotion and mobility: CA restreint, CAC restreint, advisory committees and selection committees.
BIATSS personnel department
It is responsible for the administrative and financial management of permanent and contract BIATSS staff. It also manages bonuses and monitors BIATSS staff employment. It is responsible for preparing the work of the joint representative bodies responsible for managing the careers of BIATSS staff: CPE and CCPANT. Finally, it is responsible for recruiting contract and permanent BIATSS staff through transfer or secondment, and organizes research and academics competitive examinations on behalf of the Ministry of Higher Education, Research and Innovation, as well as direct category C competitive examinations for ATRFs and warehousemen on behalf of the USMB.
Cross-functional Activities Department (SAT)
It is responsible for the specific management of all staff: ongoing staff academics , social action, pensions for permanent staff, validation of auxiliary services, work accidents, occupational illnesses and disabilities. It studies the needs and manages the academics plan for all teaching, administrative and technical staff, as well as monitoring staff numbers, jobs and the department's management tools. It assists employees with their retirement plans: individual interviews, advice, pension simulations.

The DRI implements the establishment's international policy and carries out the following tasks:

  • la coopération internationale : accueil de délégations, organisation de missions à l’étranger, animation de réseaux internationaux, mise en œuvre et suivi des conventions internationales
  • la mobilité des étudiantes, étudiants et des personnels : accompagnement des étudiantes et étudiants qui partent étudier ou effectuer un stage à l’étranger , gestion et paiement des bourses de mobilité,  inscription, accueil et suivi des étudiantes et étudiants étrangers à l’Université Savoie Mont Blanc arrivant dans le cadre d’un accord de coopération , accompagnement logistique et financier des mobilités d’enseignement et de formation
  • l’aide au montage et le suivi de projets internationaux : assistance aux UFR, instituts et école ainsi qu’aux unités de recherche qui désirent proposer un projet de formation avec d’autres partenaires étrangers (formations conjointes, double-diplômes) et qui s’inscrit dans le cadre de programmes de financements européens et internationaux
  • l’organisation des programmes de français langue étrangère (FLE) pour les publics internationaux (centre de langue française ACCENTS)

The Prevention and Safety Department is responsible for :

  • de conseiller et d’assister la direction de l’établissement mais également l’ensemble des services, UFR, instituts, école et unités de recherche, en matière de prévention des risques professionnels
  • de coordonner l’action des assistants de prévention, maillon de proximité du réseau de prévention nommé dans chaque unité de travail (unité de recherche, département, composante, service, etc.)
  • de collaborer avec les autres acteurs de prévention, comme le médecin de prévention ou le CHSCT, afin de mettre œuvre les mesures nécessaires à la réduction des risques
  • d’animer le CHSCT (réunions, participation aux groupes de travail et enquêtes, visites de locaux, etc.)
  • d’analyser les causes des accidents et incidents graves, avec les services concernés
  • d’élaborer le programme annuel de prévention de l’établissement, en collaboration avec les services concernés et sur la base du document unique de l’établissement ou de tout autre constat
  • d’élaborer le plan de formation sécurité annuel et d’animer les formations spécifiques
  • de gérer les dossiers de manifestations exceptionnelles en émettant des avis sécurité en lien avec la réglementation et le règlement de l’université
  • de développer des procédures ou consignes permettant d’améliorer la sécurité et la prise en compte de la prévention au poste de travail
  • d’organiser la collecte et le traitement des déchets dangereux (chimiques, biologiques, radioactifs, etc.)
  • de participer à la mise en place de nouveaux aménagements ou bâtiments, en apportant les informations nécessaires concernant la sécurité et la prévention
  • de veiller à la conformité des équipements et installations mis à disposition des personnels et des usagers